Fechamento de unidade franqueada: como conduzir sem prejudicar a marca

Quando uma unidade franqueada deve fechar?

Uma unidade deve fechar quando a operação não tem como se recuperar e continuar aberta prejudica o franqueado, a rede ou os clientes. Antes de decidir, confirme que o plano de recuperação foi tentado e que os números continuam sem fechar.

• O plano de recuperação de 90 dias foi executado e não atingiu as metas.
• O lucro do franqueado está negativo por vários meses seguidos, sem previsão de virada.
• O franqueado não consegue manter o padrão mínimo e não corrige as pendências.
• A relação chegou a um ponto em que a continuidade da unidade é inviável para as partes.

Quais decisões tomar antes de comunicar o fechamento?

O fechamento começa na mesa, não no comunicado. Antes de falar com o franqueado, defina o que a rede quer proteger, como a marca, os clientes e a reputação dos franqueados vizinhos. Siga esta ordem:

1. Confirme o que o contrato prevê sobre rescisão, multa e prazo. Essas regras dependem do texto assinado.
2. Reúna os números da unidade e o registro do plano de recuperação.
3. Defina o que acontece com clientes, vales, cartões-presente e agendamentos.
4. Defina o destino do estoque, dos equipamentos e do ponto, de acordo com o contrato.
5. Peça ao advogado especializado em franquias a revisão de todo o material antes de qualquer comunicação formal.

Como comunicar o fechamento ao franqueado?

Comunique em reunião e confirme por escrito, nunca apenas por mensagem informal. A conversa deve ser objetiva: o motivo com números, o que ficou decidido e quais são os próximos passos.

1. Marque uma reunião presencial ou por vídeo, com a pauta e os números enviados antes.
2. Apresente os fatos e a decisão, sem discutir culpa na mesa.
3. Envie a notificação formal, redigida ou revisada pelo advogado. O formato e o prazo dependem do contrato, por isso não use modelo genérico.
4. Entregue a lista de tarefas de encerramento, com prazos e responsáveis.
5. Registre a reunião em ata e guarde o recebimento da notificação.

Como avisar clientes e a rede?

Os clientes precisam saber o que muda, a data de encerramento e como resolver pendências. A rede precisa saber o motivo em termos gerais, sem expor detalhes do contrato ou do franqueado.

• Avise os clientes no ponto, nos canais digitais e com data definida de encerramento.
• Honre vales, cartões-presente e agendamentos sempre que possível, ou informe como serão resolvidos.
• Indique outra unidade da rede, quando houver e fizer sentido para o cliente.
• Comunique a rede com um texto padrão, aprovado pela franqueadora e sem nomes próprios.

Use o canal de comunicação com franqueados para explicar a decisão à rede e evitar boatos sobre a unidade.

O que fazer com a marca, o material e os dados?

O fechamento precisa encerrar o uso da marca e do manual pela unidade. Os itens abaixo devem ser tratados conforme o contrato e revisados pelo advogado.

O que pode ser usado depois do fim do contrato, como know-how e limitações à concorrência, é definido no contrato. A COF deve informar essa situação pós-contrato, e a forma de cumpri-la precisa ser revisada por advogado especializado.

Como registrar o fechamento para não ter problemas depois?

O registro é a sua defesa. Guarde tudo na pasta da unidade, desde o plano de recuperação até o último comprovante de devolução. Esses documentos devem existir antes de qualquer disputa.

• Ata assinada da reunião de comunicação.
• Notificação formal com comprovante de recebimento.
• Inventário de estoque e de equipamentos, assinado pelas duas partes.
• Comprovantes de devolução de manuais e de material da marca.
• Comunicado aos clientes, com a data de encerramento.

A saída da unidade entra na lista de franqueados que saíram nos últimos 24 meses, que a COF exige com contatos. O motivo e a data precisam estar corretos nos registros. O Kit COF do Franquiei já traz os 22 itens do artigo 2º preenchidos, e a atualização da lista deve ser revisada pelo advogado.